Satu Arsip Terabaikan, Akuntabilitas Dipertaruhkan! Bawaslu Tarakan Perkuat Tata Kelola Lewat Kamis "Ngarsip"

Tarakan - Bawaslu Kota Tarakan terus memperkuat tata kelola administrasi melalui program rutin Kamis "Ngarsip" (Ngamankan Arsip) di lingkungan Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan sebagai upaya menata, mengamankan, dan mendigitalisasi arsip kelembagaan secara sistematis dan akuntabel. yang dilaksanakan pada Kamis (23/7).

Program yang dilaksanakan secara bergiliran oleh seluruh subbagian tersebut merupakan implementasi inovasi SI ARSIP ANDAL (Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal) untuk memastikan setiap dokumen tersimpan dengan aman, mudah ditemukan kembali, serta memiliki pencatatan masa retensi yang jelas.

Pada pelaksanaan hari ini, kegiatan menjadi giliran Subbagian Penanganan Pelanggaran, Penyelesaian Sengketa Proses Pemilu dan Hukum (PPPSH). Seluruh dokumen yang berada dalam pengelolaan subbagian tersebut diperiksa, dipilah berdasarkan jenis dan tahun, didata ke dalam daftar arsip, ditentukan lokasi penyimpanannya, serta dipersiapkan untuk proses alih media ke dalam bentuk digital.

Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, mengatakan bahwa masa non-tahapan kepemiluan harus dimanfaatkan untuk memperkuat tata kelola internal, termasuk membangun budaya tertib administrasi melalui pengelolaan arsip yang baik.

"Arsip merupakan bukti pelaksanaan tugas, sumber informasi, sekaligus bagian dari pertanggungjawaban lembaga. Karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara sistematis agar mampu mendukung akuntabilitas organisasi," ujar Rahmat Nur.

Ia menambahkan, hingga akhir tahun 2026 Bawaslu Kota Tarakan menargetkan seluruh dokumen yang tercipta sebelum tahun 2025 telah selesai diinventarisasi, diamankan dalam bentuk digital, serta memiliki pencatatan masa retensi. Langkah tersebut diharapkan memudahkan proses penyimpanan arsip yang masih aktif sekaligus mendukung penyusutan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam setiap pelaksanaan Kamis "Ngarsip", Arsiparis Bawaslu Kota Tarakan, Risa Winanda, memberikan pendampingan teknis kepada subbagian yang mendapat jadwal. Pendampingan meliputi proses inventarisasi, klasifikasi, penyimpanan, pencatatan retensi, hingga digitalisasi arsip agar seluruh tahapan berjalan sesuai prinsip tata kelola kearsipan.

Risa juga memastikan keselarasan antara penyimpanan arsip fisik di gudang arsip dengan arsip digital yang tersimpan pada sistem File Fusion. Melalui mekanisme tersebut, setiap dokumen dapat ditelusuri secara digital sekaligus diketahui lokasi penyimpanan fisiknya sehingga mempercepat pencarian dokumen ketika dibutuhkan.

Program ini lahir setelah hasil identifikasi menunjukkan masih terdapat dokumen pengawasan maupun dukungan pengawasan sejak tahun 2015 yang belum seluruhnya diinventarisasi, dihitung masa retensinya, dan dialihmediakan ke dalam bentuk digital. Sebagai langkah percepatan penyelesaiannya, Bawaslu Kota Tarakan menetapkan setiap hari Kamis sepanjang tahun 2026 sebagai waktu khusus penataan arsip yang dilaksanakan secara bergiliran oleh seluruh subbagian.

Gudang arsip yang mulai difungsikan sejak awal Mei 2026 menjadi pusat pengelolaan arsip fisik, sementara SI ARSIP ANDAL menjadi fondasi pengelolaan arsip digital yang terintegrasi. Kombinasi keduanya diharapkan mampu menciptakan sistem kearsipan yang lebih aman, efisien, dan berkelanjutan.

Melalui semangat "Arsip Terjaga, Mudah Penelusurannya, Penyusutannya Terencana," Bawaslu Kota Tarakan berkomitmen menjadikan tertib kearsipan sebagai budaya kerja yang melekat dalam setiap pelaksanaan tugas. Program Kamis "Ngarsip" bersama inovasi SI ARSIP ANDAL diharapkan semakin memperkuat keamanan dokumen, kemudahan penelusuran informasi, akuntabilitas kelembagaan, serta menjaga memori organisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pengawasan pemilu di masa mendatang.