Bawaslu Kota Tarakan Perkuat Akuntabilitas dengan Digitalisasi Dokumen TPS Rawan dan Administrasi Partai Politik

Tarakan – Bawaslu Kota Tarakan terus memperkuat pengelolaan arsip kepemiluan melalui kegiatan Kamis Arsip dengan melakukan pemindaian dan penataan sejumlah dokumen penting kepemiluan. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Divisi Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Masyarakat (HP2H) Bawaslu Kota Tarakan di Kantor Bawaslu Kota Tarakan, Kamis (27/8).

Kegiatan ini dilakukan sebagai upaya menciptakan pengelolaan arsip yang tertib, aman, terdigitalisasi, dan mudah diakses. Digitalisasi juga diharapkan dapat meminimalkan risiko kerusakan maupun kehilangan dokumen fisik serta memudahkan pencarian kembali arsip ketika dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas kelembagaan.

Penanggung Jawab Kearsipan Bawaslu Kota Tarakan, Risa Winanda, mengatakan kegiatan digitalisasi arsip merupakan langkah penting dalam menjaga keberlanjutan dokumen kepemiluan, khususnya dokumen yang memiliki nilai informasi dan administrasi bagi kelembagaan.

“Digitalisasi ini kami lakukan untuk memastikan dokumen-dokumen penting tetap terjaga dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Dengan arsip yang tersusun secara sistematis dalam bentuk fisik maupun digital, proses pencarian dan pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efektif,” ujar Risa.

Menurutnya, kegiatan Kamis Arsip tidak hanya berfokus pada pemindaian dokumen, tetapi juga memastikan setiap berkas melalui proses pemeriksaan dan pengelompokan sebelum disimpan dalam arsip digital.

“Pengelolaan arsip membutuhkan ketelitian, karena setiap dokumen harus diidentifikasi dan dikelompokkan sesuai jenis serta keterkaitannya. Kami berharap kegiatan ini dapat dilakukan secara rutin sehingga seluruh arsip penting di Bawaslu Kota Tarakan dapat terdokumentasi dengan baik,” tambahnya.

Dokumen yang menjadi sasaran digitalisasi antara lain Formulir TPS Rawan Kecamatan Tarakan Timur, yang meliputi Kelurahan Mamburungan, Mamburungan Timur, Kampung Empat, Kampung Enam, Gunung Lingkas, Lingkas Ujung, dan Pantai Amal.

Selain itu, dilakukan pemindaian Formulir TPS Rawan Kecamatan Tarakan Tengah yang mencakup Kelurahan Kampung Satu, Pamusian, Selumit, Selumit Pantai, dan Sebengkok. Dokumen tersebut merupakan bagian dari arsip yang berkaitan dengan pemetaan potensi kerawanan pada wilayah Kota Tarakan.

Digitalisasi juga dilakukan terhadap dokumen administrasi kepartaian, di antaranya Berita Acara Penelitian Administrasi Keanggotaan Partai Politik Calon Peserta Pemilu Tingkat Kota Tarakan sebanyak dua lembar serta surat pengantar dari KPU sebanyak dua lembar.

Berkas lainnya meliputi lembar penelitian administrasi keanggotaan partai politik peserta Pemilu, antara lain Partai Hanura, Berkarya, Gerindra, PBB, PKPI, Demokrat, PKB, PSI, PPP, PAN, PKS, dan Golkar.

Melalui kegiatan Kamis Arsip, Bawaslu Kota Tarakan berupaya memastikan dokumen-dokumen kepemiluan tetap tersedia dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Proses digitalisasi dilakukan secara bertahap dengan tetap memperhatikan penataan dan pengelompokan arsip.