Gudang Arsip Dipantau, Bawaslu Tarakan Pastikan Pengelolaan Lebih Tertib

Tarakan — Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, memantau pengelolaan gudang arsip Bawaslu Kota Tarakan, Pemantauan dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas Kamis Ngarsip sekaligus memastikan penataan arsip menghasilkan progres nyata, tertib, aman, dan mudah ditelusuri. Senin (7/9).

Pemantauan tersebut mencakup kondisi gudang, penataan dan pengelompokan berkas, kondisi penyimpanan, hingga kemudahan menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan. Evaluasi juga diarahkan untuk melihat perubahan konkret dari pelaksanaan Kamis Ngarsip yang dilakukan secara rutin oleh jajaran Bawaslu Kota Tarakan.

Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, menegaskan bahwa keberhasilan program tidak cukup hanya ditandai dengan terlaksananya kegiatan setiap Kamis. Menurutnya, efektivitas harus dapat dilihat melalui perkembangan penataan dan hasil yang terukur.

“Kamis Ngarsip jangan hanya menjadi rutinitas. Harus ada progres yang dapat dilihat dan diukur, baik dari jumlah arsip yang telah ditata, keteraturan penyimpanan maupun kemudahan dalam menemukan kembali dokumen. Di situlah kita bisa menilai apakah program ini benar-benar berjalan efektif,” ujar Rahmat Nur.

Ia mengatakan, hasil pemantauan akan menjadi bahan evaluasi untuk mengidentifikasi bagian yang telah berjalan baik sekaligus aspek yang masih membutuhkan pembenahan. Evaluasi tersebut diharapkan dapat mendorong pelaksanaan Kamis Ngarsip menjadi semakin konsisten dan memberikan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

Menurutnya, penataan arsip juga memiliki kaitan langsung dengan tertib administrasi dan akuntabilitas kelembagaan. Dokumen yang dikelola secara baik tidak hanya berfungsi sebagai arsip penyimpanan, tetapi juga menjadi sumber informasi serta bukti administratif yang harus tersedia ketika diperlukan.

Kamis Ngarsip menjadi salah satu upaya membangun kebiasaan tertib arsip di lingkungan Bawaslu Kota Tarakan. Melalui kegiatan tersebut, jajaran secara berkala melakukan pemilahan, pengelompokan, penataan, dan identifikasi dokumen agar arsip tersimpan secara sistematis serta mudah ditemukan kembali.

Program ini sekaligus mendukung penguatan SI ARSIP ANDAL, sebagai bagian dari pembenahan tata kelola kearsipan Bawaslu Kota Tarakan yang diarahkan pada penataan dan digitalisasi arsip secara bertahap.

Dengan penguatan tersebut, pengelolaan arsip diharapkan tidak berhenti pada aktivitas menyimpan dokumen, tetapi berkembang menjadi sistem yang tertib, aman, mudah ditelusuri, terukur, dan berkelanjutan.

Pemantauan berlangsung dengan fokus pada kondisi faktual gudang dan progres penataan berkas. Informasi mengenai jumlah peserta secara khusus serta kondisi cuaca saat kegiatan tidak dicantumkan dalam bahan yang tersedia, sehingga tidak ditambahkan untuk menjaga akurasi pemberitaan.

Ke depan, pemantauan dan evaluasi akan dilakukan secara berkala. Konsistensi Kamis Ngarsip dan penguatan SI ARSIP ANDAL diharapkan mampu membangun tata kelola kearsipan Bawaslu Kota Tarakan yang semakin profesional, akuntabel, dan mendukung efektivitas kerja kelembagaan.