Bawaslu Kota Tarakan Siapkan Pengelolaan dan Penyusutan Arsip Sejak Awal Lewat SI ARSIP ANDAL

Tarakan – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Tarakan laksanakan sosialisasi sistem administrasi retensi arsip dan alih dokumen digital sejak awal (SI ARSIP ANDAL) dan pelatihan penggunaan media penyimpanan FILE FUSION, dilaksanakan di ruang rapat Kantor Bawaslu Kota Tarakan, Rabu (30/4/2025).

Plt. Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, SE,.MH menyampaikan tujuan dilaksanakan kegiatan ini yaitu untuk mengelola, memelihara, dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

“bahwa Arsip Bawaslu menjadi penting, salah satunya ketika terjadi perselisihan di (Mahkamah Konstitusi) MK, untuk itu perlu dikelola, dipelihara dan dirawat dengan baik,”ungkap Rahmat.

SI ARSIP ANDAL merupakan sistem aplikasi yang dirancang untuk mengelola, memelihara dan penyimpanan arsip. dimulai dari awal pembuatan surat hingga penyimpanan surat secara digital. Jadi kata kunci dari sistem ini adalah, pen digitalisasian dokumen, pengklasifikasian, penataan, penyimpanan dan penentuan jadwal retensi arsip dilakukan sejak awal dokumen tersebut diciptakan di masing-masing unit pengolah. Sehingga sedari diciptakan arsip tersebut telah diketahui kapan masa aktif nya, kapan masa in aktifnya, dan arsip ini bersifat permanen atau dimusnahkan jika habis masa retensinya. 

Rahmat Nur berharap agar arsip di Bawaslu bisa tertata dan terkelola dengan baik, sehingga arsip yang sudah habis masa retensinya bisa diusulkan dimusnahkan atau diteruskan ke gudang arsip negara (jika permanen) .

“arsip yang sudah habis masa retensinya segera diusulkan dimusnahkan, sehingga tidak memenuhi rak Arsip Bawaslu,”Harap Rahmat Nur.

Dalam sosialisasi ini ada 3 narasumber yang hadir, Narasumber pertama yaitu Rusdiansyah, SE menjelaskan terkait Manajemen Kearsipan di Bawaslu, Narasumber kedua yaitu Siti Hadijah, SH, yang menjelaskan terkait SOP pelaksanaan SI ARSIP ANDAL dan Narasumber ketiga yaitu Muhammad Ismail Adha, S.Kom yang menjelaskan terkait Penggunaan Aplikasi (SI ANDAL) dan penyimpanan FILE FUSION.

Sosialisasi ini dihadiri oleh Ketua dan Anggota Bawaslu Kota Tarakan serta seluruh jajaran staf Bawaslu Kota Tarakan.